Прошу вашего присутствия
Как создать безупречное email-подтверждение встречи
Как создать безупречное email-подтверждение встречи Ваше холодное письмо сработало хорошо, и потенциальный клиент согласился встретиться с вами? Вы на полпути к успеху. Но каждый человек может забыть о встрече.
Поскольку вы заинтересованы в этой встрече, вам нужно отправить письмо с подтверждением, которое напомнит потенциальному клиенту о встрече и не даст пропустить ее.
Кроме того, это жест вежливости, и его стоит сделать 🙂
Итак, как создать действительно работающее email-подтверждение, благодаря которому ваши клиенты обязательно придут на встречу?
Есть три ключевых ингредиента, которые делают email-подтверждение безупречным. Это:
- контент;
- дизайн;
- и такой заголовок, благодаря которому письмо точно откроют.
1. Контент email-подтверждения встречи
Контент – самая важная составляющая в этих письмах, поэтому вам нужно обратить на него особое внимание.
Собираетесь ли вы встретиться с получателями онлайн или офлайн — в любом случае вам нужно делать письма достаточно информативными и описательными.
Итак, какую информацию в них стоит добавить?
Вам нужно начать такое письмо с приветствия!
Не забудьте представиться. Конечно, вы уже пришли к соглашению, что вам нужно встретиться посредством онлайн-звонка, собеседования и т.д. И вы даже назначили дату. Но дружеское напоминание никогда не повредит. Просто укажите свое имя, должность, название компании и скажите, с чем связано это сообщение.
Это не только вежливое напоминание, кто является отправителем, но и требование правил деловой переписки.Не заставляйте получателей угадывать, кто вы. Ведь, вероятнее всего, вы далеко не единственный, с кем на данный момент ведет переговоры ваш клиент.
Клиенты будут благодарны, если вы напомните им цель встречи и какие вопросы будут обсуждаться (для переговоров и онлайн-звонков). Если есть такая возможность, предложите клиентам опробовать ваш продукт. Если они придут подготовленными, встреча будет более эффективной.
Если вы напоминаете соискателю о собеседовании, укажите, какие документы он должен иметь при себе.
Не заставляйте людей гадать и читать всю ветку переписки, чтобы выяснить, когда состоится встреча. Очевидно, что вы пишете это письмо именно для того, чтобы подтвердить встречу. Поэтому такие данные, как время и дата вашей встречи, никак не будут лишними.
Также здесь нужно еще раз упомянуть, где будет проходить встреча:
а) для онлайн-встреч:
Skype, Hangouts, Google Meetup и т.д. Обязательно предоставьте ссылку на митинг-рум или сообщите, что вы отправите ссылку для встречи за час до самого события.
б) для офлайн-встреч:
Сообщите получателям физический адрес места, где должна состояться встреча. Или даже добавьте в письмо карту, чтобы партнерам или соискателям было легче найти ваш офис/магазин, как показано в этом примере письма-подтверждения встречи:
- Предоставьте получателям возможность “Добавить событие в календарь”
Прежде всего вы делаете это для себя – если клиент добавляет это событие в свой календарь, то риск забыть о нем значительно уменьшается.
Поэтому если вы пишете email-подтверждение, обязательно добавьте в него эту “волшебную” кнопку.
- Скажите “Нет” излишним призывам к действию и предложениям
Вышеупомянутая кнопка “Добавить в календарь”, а также кнопка “Перенести встречу” должны быть единственными призывами к действию в ваших письмах-подтверждениях встречи. Не отвлекайте клиентов лишней информацией.
Никакие дополнительные кнопки и предложения не принесут вам прибыль.
Все может случиться с точностью до наоборот – клиенты отвлекутся на другие предложения, забудут добавить встречу в календарь и в результате не придут на нее.
Единственная допустимая кнопка – это кнопка перенесения встречи.
Нужно ли говорить, что такая опция полезна – участники не отменяют переговоры, если они не могут встретиться с вами, а просто переносят их.
- Проинформируйте о повестке дня
Если ваша встреча продлится более часа и будет рассмотрен целый ряд вопросов — пожалуйста, предоставьте участникам план дня встречи.
Если запланирован перерыв, вы можете даже назвать несколько находящихся поблизости кафе.
- Добавьте контактную информацию
Даже если встреча назначена, всякое может случиться. И клиенты должны иметь возможность в случае крайней необходимости связаться с вами любым доступным способом.
Нет необходимости создавать дополнительный элемент для письма-подтверждения вашей встречи. Просто используйте тот же самый, который вы обычно добавляете в футер ваших промо и триггерных рассылок.
2. Контент email-подтверждения встречи
В подобных письмах дизайн очень важен.
- Придерживайтесь стиля бренда
В первую очередь вы должны оставаться узнаваемыми. Стоит ли говорить, что такие элементы, как логотип, фирменная цветовая гамма и тип шрифта обязательны для всей вашей корреспонденции? Клиенты еще не достаточно хорошо знакомы с вами. Придерживайтесь фирменного стиля, и ваши сообщения с подтверждением встречи будут узнаваемы с первого взгляда.
- Сделайте акцент на цели письма
Выделите время и день встречи или напишите их жирным шрифтом.
Выровняйте кнопки CTA по центру. Сделайте их крупными и заметными.
Не забудьте сделать эти кнопки во всю ширину экрана и задать размер шрифта 16+ для мобильных устройств.
- Не забудьте поработать над дизайном подписи письма
Невозможно переоценить важность подписей для бизнес-писем и в частности для подтверждений встреч.
Здесь вы должны убедиться, что ваше фото достаточно крупное и четкое, если вы хотите его добавить. Не стесняйтесь выделять контактную информацию, например значки соцсетей. И, конечно же, не забудьте добавить номер мобильного телефона.
3. Тема email-подтверждения встречи
Скорее всего, если речь идет о подтверждении встречи, получатель уже немного знаком с вами и шансы, что он откроет ваше письмо, довольно не малые. Тем не менее информативная тема письма будет весьма кстати.
Примеры хороших тем:
- “Напоминание о встрече”;
- “Время, место и повестка дня нашей встречи”;
- “Встреча в…”;
- “Пожалуйста, подтвердите завтрашнюю встречу”;
- “Время нашей встречи изменилось”;
- “Имя + название встречи”;
- “Вопросы, которые мы завтра обсудим”, и т.д.
В завершение
Чтобы создать работающее письмо-подтверждение встречи, вам нужно:
- Придумать четкую тему письма;
- Сделать письмо коротким – только по сути вопроса;
- Делать акцент на кнопках CTA, чтобы потенциальные клиенты добавили встречу в календарь;
- Уделить особое внимание подписи;
- Не забыть отправить фоллоу-ап письмо, если первое осталось без ответа.
Искренне желаю вам удачи! Пусть ваши клиенты приходят на встречи – и все они будут продуктивными.
Слишком заняты? Сэкономьте время, используя наши готовые шаблоны подтверждений встречи.
Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b080b2f48c85eba5c485b64/kak-sozdat-bezuprechnoe-emailpodtverjdenie-vstrechi-5eb3bb2f7fd7746232c0fb0e
85 полезных фраз для деловых писем
Сохранить информацию себе или отправить Ваше объявление в соц.сети можно просто нажав кнопки:
При написании писем коллегам, клиентам и партнерам часто возникает вопрос, как сформулировать ту или иную мысль деловым стилем.
Как сказать, что нам что-то не нравится — или, наоборот, нравится? Как сообщить о проблеме или возможности? Как предложить адресату встретиться или созвониться? Как упомянуть о возможных санкциях? Именно на такой случай мы составили небольшой словарик деловых оборотов.
Используйте его, и ваш стиль будет вполне официальным, а формулировки — разнообразными.
Полезные формулировки для переписки
| Начинаем со своей цели | Начинаем с интереса адресата | |||
| «Чего пришел» | Явно | «Обтекаемо» | Проблема | Возможность |
| Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о…Сообщаю Вам….Довожу до Вашего сведения, что…Прошу (Вас) выделить средства… Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….Прошу оказать содействие…Прошу Вашего содействия в…Напоминаю (напоминаем) о…Прошу ликвидировать отставание (задолженность) | Считаю необходимым обсудить с Вами …Хочу (хотим) согласовать с Вами….Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы…Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта…Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о…Информирую (Вас) о…Позвольте проинформировать о…Обращаюсь к Вам в связи с… | Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …Вынуждены сообщить…Ставим Вас в известность о…Настоящим извещаем (Вас) о…Уполномочен сообщить…Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)…Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями…Предлагаем содействие в решении проблемы…Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)…Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на…. | Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж…Рады (имеем честь) предложить (Вам)…Рады сообщить о возможности…Хотим привлечь Ваше внимание… Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для… | |
| Конкретные действия | Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий…Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за …Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации…Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….)Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу…Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….Требуем от… немедленного принятия мер…Прошу ликвидировать отставание (задолженность)…Просим направить вашего представителя… | |||
| Заклю чение | Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…)Ждем Вашего решения …Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы…Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)…Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций…Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)…Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений… Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться…Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…C ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов… |
Дополнительные формулировки
| Приветствие | Прощание, заключительная фор мула вежливости |
| Уважаемы Иван Петрович !Уважаемый господин министр!Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)!Многоуважаемый… ! | С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)…С благодарностью (признательностью) и уважением…С пожеланиями успеха (всего наилучшего)….С надеждой на плодотворное сотрудничество… |
| Открывающая фраза – для ответов на обращения | |
| Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….) В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем…. Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем…. В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)… В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение… | |
| Благодарность | |
| Искренне (от лица…, от имени…) благодарим…Выражаем благодарность (признательность)…С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем…Благодарим…Хотим поблагодарить… |
Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!
| Упоминание о санкциях |
| Мы будем вынуждены: обратиться в судебные органы (суд) инициировать судебное разбирательство отказаться от дальнейшего сотрудничества пересмотреть планы (условия) сотрудничества поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика) поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям заявить о нашем намерении добиваться (требовать)… заявить о несогласии с фактами… Мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по…Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд… Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся… |
| Выражение отношения |
| С радостью (огорчением) сообщаем… К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)… |
Реклама.Директ
За более подробной и актуальной информацией на текущий момент по
Недвижимости и Юридическим вопросам в городе Ярославле ( купить квартиру, дом, коттедж; сдать/снять жильё; оформить сделки купли-продажи/дарения/мены )
Вы можете обратиться к нашим специалистам по телефону (4852) 932-532, +79023332532,
Viber, WhatsApp: 89023332532 или написать на электронную почту ooo_info@mail.ru (АН ИНФО), а так же отправить быстрое сообщение в Агентство недвижимости ИНФО Если Вы находитесь в Ярославле,
то можете просто заказать обратный звонок » и приехать к нам в офис
Агентства Недвижимости ИНФО г.Ярославль, Б.Октябрьская,67 »
Некоторые услуги Агентства можно заказать через сайт »
Источник: http://info.yarnet.ru/rieltor/index.php?id=155
Ходатайство о рассмотрении дела в отсутствие
| Ходатайство о рассмотрении дела в отсутствие — скачать образец |
Как составить ходатайство о рассмотрении дела в отсутствие истца, ответчика, третьего лица? Всегда ли есть необходимость явки по гражданскому делу? Какие уважительные причины отсутствия могут быть?
Рассмотрим все возможные варианты рассмотрения дела в отсутствие участвующих лиц. Расскажем, как правильно оформить и подать в суд заявление о рассмотрении дела без присутствия стороны. Ответим на вопрос: «может ли суд рассмотреть дело без моего присутствия?».
Скачивайте образец ходатайства для вашей ситуации и получите консультацию по вашей ситуации у наших юристов.
Рассмотрение дела в отсутствие истца, ответчика и других лиц
В гражданском процессуальном законодательстве отсутствует норма, которая обязывает вас лично присутствовать в суде, если вы являетесь участником дела. Хотя в законе и предусмотрена обязанность извещать суд о причинах неявки, никакой ответственности за отсутствие такого сообщения не предусмотрено.
Суд не может обязать лиц, участвующих в деле, явиться в суд и представить какие-то документы. Вместе с тем у суда есть обязанность извещать о времени и месте судебного разбирательства (статья 150 ГПК РФ). Поскольку отсутствует обязанность явки в суд, то и ходатайства сторон о понуждении другой стороны лично присутствовать в суде не могут быть разрешены положительно.
Вместе с тем отсутствие санкций за неявку в судебное заседание может компенсироваться другими негативными последствиями для участников гражданского процесса.
Следует отличать невозможность явки в суд по каким-то объективным причинам, имеющим уважительный характер и нежелание участвовать в судебном разбирательстве. У участников дела всегда есть возможность заявить об отложении рассмотрения дела.
| Обратите внимание! |
| Ходатайство об отложении |
В отсутствие ходатайств и заявлений с указанием причин неявки, суд, при наличии доказательств надлежащего извещения, может рассмотреть дело в отсутствие ответчика, истца и других лиц.
При этом позиция стороны по делу не будет выслушана, сторона будет лишена возможности своевременно отреагировать на пояснения оппонента и представленные им доказательства.
При вынесении негативного решения, ссылка на неявку, при отсутствии соответствующего ходатайства, апелляционной инстанцией принята не будет.
Ходатайство о рассмотрении дела в отсутствие ответчика
Ответчик вправе заявить ходатайство о рассмотрении гражданского дела в его отсутствие с указанием или без указания причин неявки. При отсутствии заявления ответчика дело будет рассмотрено в порядке заочного производства (статья 233 ГПК РФ).
Мы рекомендуем ответчикам в любом случае писать суду возражения или отзыв на исковые требования. Это позволит письменно донести свою позицию по рассматриваемому делу, которая в обязательном порядке должна быть учтена судом при вынесении судебного постановления.
| Обратите внимание! |
| Возражения по иску |
Имеет смысл не подавать ходатайство о рассмотрении дела в отсутствие ответчика в том случае, если нет желания являться в суд, ему нужно затянуть дело и есть возможность последующей отмены заочного решения.
В остальных случаях ответчику правильным будет оформить и подать в суд свое заявление о рассмотрении дела без его присутствия. Образец ходатайства о рассмотрении в отсутствие ответчика скачивайте на сайте.
Ходатайство о рассмотрении дела в отсутствие истца
Истец также имеет право не являться в суд для рассмотрения дела по его иску. Наличие уважительных причин при этом значения не имеет. Достаточно простого нежелания лично присутствовать в судебном разбирательстве.
Для истца негативной причиной отсутствия ходатайства о рассмотрении дела в его отсутствие будет возможность оставления искового заявления без рассмотрения (статья 222 ГПК РФ). Это происходит при повторной неуважительной неявке истца в судебное заседание, при отсутствии ходатайства о рассмотрении дела без его присутствия.
Истец может специально не подавать заявление, поскольку в некоторых случаях может быть выгодным оставить его иск без рассмотрения (например, отсутствуют необходимые доказательства), чтобы потом, через некоторое время, возобновить дело и продолжить его рассмотрение.
Скачивайте наш образец заявления о рассмотрении в отсутствие истца.
Рассмотрение дела в отсутствие третьего лица
Третьи лица чаще остальных участников гражданского дела заявляют суду о рассмотрении дела без из присутствия. Это связано с тем, что решение прямо не определяет их права и обязанности.
Однако третьим лицам следует учитывать, что они привлекаются для участия в деле, поскольку решение суда может повлиять на их права и обязанности (статья 43 ГПК РФ).
Решение по гражданскому делу может быть использовано впоследствии, как имеющее преюдициальную силу при предъявлении исковых требований уже непосредственно к третьему лицу (например, по регрессному иску).
Мы рекомендуем третьему лицу заявить суду о возможности рассмотрения дела в его отсутствие, оформив ходатайство по нашему образцу. Кроме того, третье лицо вправе представить письменный отзыв на исковое заявление, в котором может отразить свою позицию по рассматриваемому в суде вопросу.| Обратите внимание! |
| Отзыв на исковое заявление |
Предлагаем воспользоваться нашим образцом заявления (ходатайства) о рассмотрении гражданского дела без участия третьего лица.
Ходатайства при наличии представителя
Наличие у лица, участвующего в деле, представителя, не освобождает его от обязанности извещать суд о причинах неявки, даже при участии в судебном заседании самого представителя. Как правило, суды требуют, чтобы заявление о рассмотрении дела в отсутствие было написано стороной собственноручно.
При неявке стороны и явке представителя могут быть те же неблагоприятные последствия в виде оставления без рассмотрения или заочного производства.
Представитель юридического лица, организации или государственного органа может подать ходатайство о рассмотрении дела в отсутствие представителя. Как правило, по таким заявлениям у суда вопросов не возникает.
Составление и подача ходатайства в суд
Составление ходатайства, в котором граждане или представители юридических лиц просят рассмотреть дело без их участия, большой сложности не составляет. Однако требует наличия определенных реквизитов, которые нужно указать:
- суд, в которых адресовано ваше заявление
- личные данные и процессуальный статус
- наименование заявления — Ходатайство о рассмотрении дела в отсутствие
- реквизиты гражданского дела, по которому подается ходатайство
- просьба о рассмотрении дела без вашего участия
- дата и подпись заявителя
Дополнительно в ходатайстве можно заявить о направлении копии судебного постановления почтой по домашнему адресу.
Ходатайство о рассмотрении дела в отсутствие может быть оформлено, как отдельное заявление, но допустимо и включение его в текст других ходатайств и заявлений. адресованных суду. Истец. например. может заявить о рассмотрении дела без его участия уже в исковом заявлении. а ответчик в представленных возражениях.
Ходатайство можно подать в суд лично (судье или через канцелярию) или направить в суд по почте. Такое заявление может вручить и ваш представитель. Особых требований к этому действию нет.
Ходатайство о рассмотрении дела в отсутствие его участников разрешается судом в судебном заседании, суд выносит определение, где указывает о возможности рассмотреть дело в отсутствие лиц, участвующих в деле.
Образец ходатайства о рассмотрении дела в отсутствие
Образец заявления (ходатайства) о рассмотрении гражданского дела в отсутствие лица, участвующего в деле, с учетом последних изменений законодательства.
В ___________________________ (наименование суда) Заявитель: ____________________ (ФИО полностью, адрес,
положение в деле)
Источник: https://vseiski.ru/xodatajstvo-o-rassmotrenii-dela-v-otsutstvie.html
Предложение о встрече в деловом письме
Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:
- Текст письма не должен быть слишком длинным.
- Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
- В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.
Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя.
После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример).
Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!
Как попросить о встрече в деловом письме?
Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.
Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!
Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.
Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!
Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение.
Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации.
Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.
Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.
Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.
Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?
Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:
- Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
- Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
- Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
- Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
- Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
- Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.
Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?
Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).
Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.
Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:
- Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
- Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
- Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
- Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
- Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).
Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?
Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.
В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).
Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).
Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).
Что если деловое письмо — отказ от встречи?
Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.
Для этого стоит использовать следующую структуру письма:
- Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
- Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
- Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
- Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
- И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
- А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
- Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).
Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?
Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).
Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ».
Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».
После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.
Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо
Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа.
На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»).
Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.
«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.
Источник: https://buyingbusinesstravel.com.ru/glossary/term/prosba-o-vstreche-v-delovom-pisme/
