За счет каких источников могут покрываться недостачи

Содержание

Недостача: как правильно учесть стоимость потерь

За счет каких источников могут покрываться недостачи

Чаще всего недостача обнаруживается в результате инвентаризации. Сроки проведения данной процедуры определяет руководитель компании. Но в некоторых случаях инвентаризация должна быть проведена в обязательном порядке (например, при смене материально ответственных лиц).

Итак, главный вопрос, который волнует налогоплательщиков: можно ли учесть при налогообложении прибыли недостачу, выявленную в ходе инвентаризации? Ответ на этот вопрос зависит от того, удастся ли найти лиц, виновных в недостаче.

При наличии виновных лиц включить недостачу в расходы ни в коем случае нельзя. Это следует из подпункта 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ.

В нем сказано, что к внереализационным расходам можно относить недостачу материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.

Соответственно, если виновник обнаружен, то именно он должен компенсировать недостачу. И даже если компания решит простить ему недостачу, то все равно понесенные расходы она не имеет право отнести на уменьшение прибыли.

Тогда возникает другой вопрос: кого считать виновным лицом, если недостача была обнаружена, например, при инвентаризации склада торговой организации? В этой ситуации виновным будет считаться лицо, с которым был заключен договор о полной материальной ответственности (например, заведующий складом), если, конечно, этот человек не докажет отсутствие своей вины.

Дело в том, что по общему правилу, обязанность по доказыванию вины работника возложена на работодателя, но в случае заключения с работником договора о полной материальной ответственности это правило не действует. Считается, что материально-ответственный сотрудник обязан доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба компании.

Такой вывод содержится в пункте 4 постановления пленума Верховного суда РФ от 16.11.06 № 52.

Полученную от работника сумму возмещения ущерба организация должна будет включить во внереализационные доходы на основании пункта 3 статьи 250 НК РФ. Эта сумма не будет облагаться НДС, поскольку она не является платой за реализованное имущество.

Отсутствие виновников нужно доказать

Повторимся: при наличии виновных лиц включить недостачу в расходы нельзя. Если же виновные лица отсутствуют, то сумму недостачи можно учесть при налогообложении прибыли. Но важно помнить, что факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Такое требование содержится в подпункте 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Например, в супермаркете была обнаружена недостача товаров, которая возникла вследствие кражи покупателями товара с прилавков. Можно ли только на основании данного обстоятельства учесть стоимость потерь в расходах? Нет, нельзя.

Необходимо документальное подтверждение факта отсутствия виновного в краже лица (письмо Минфина России от 08.11.10 № 03-03-06/1/695).

Что это за документ и кто его должен выдать? Минфин России уже неоднократно доводил соответствующие разъяснения  до налогоплательщиков.

Согласно этим разъяснениям, подтверждающим документом является копия постановления следователя органов внутренних дел РФ о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого (письма от 27.08.

10 № 03-03-06/4/81, от 27.12.07 № 03-03-06/1/894). Получается, что по факту хищения компания должна сначала обратиться в милицию. И только после того, как у компании на руках будет обозначенное постановление, она сможет учесть недостачу в целях налогообложения прибыли.

Следовательно, если по факту хищения товаров из магазина компания не обращалась в милицию, отнести недостачу товаров на налоговые расходы не получится.

Следующий вопрос: в какой момент сумму недостачи от кражи можно включить в расходы? Минфин разъяснял, что датой признания данного расхода является дата вынесения следователем названного выше постановления (см., например, письмо от 27.08.10 № 03-03-06/4/81).

Однако компания может узнать о приостановлении следствия в более позднем налоговом периоде.

Например, как быть в такой ситуации: организация узнала о приостановлении следствия в текущем году, а постановление следователя датировано прошлым годом? В этом случае во избежание проблем с налоговой инспекцией лучше подать уточненную декларацию за период, в котором было вынесено постановление о приостановлении следствия. Право на учет недостачи в более позднем периоде, скорее всего, придется отстаивать в суде (постановление ФАС Московского округа от 23.03.10 № КА-А40/1943-10).

Налоговики требуют восстановить НДС

Помимо проблем с учетом сумм недостачи в расходах, могут возникнуть сложности с вычетом по НДС. Налоговики на местах проверяют, был ли в отношении товара, списанного в результате недостачи, применен вычет «входного» НДС.

И если вычет применялся, то контролеры могут потребовать восстановить налог. Основной аргумент таков: одним из условий для применения вычета является использование товара в операциях, облагаемых НДС.

Если же товар был похищен или испорчен, то в отношении него не выполняется это условие, а значит, НДС необходимо восстановить.

Но судебная практика указывает на незаконность данной позиции проверяющих. Арбитры отмечают, что случаи, когда возникает обязанность по восстановлению НДС, предусмотрены в статье 170 НК РФ. И в данной норме ничего не сказано про восстановление налога в отношении товаров, списанных в результате недостачи или хищения.

Следовательно, НДС восстанавливать не надо. Такой вывод ВАС РФ сделал еще в 2006 году (решение от 02.10.06 № 10652/06). Позднее этот вывод был поддержан в решениях нижестоящих судов (постановления ФАС Московского округа от 16.11.10 № КА-А40/13770-10, Западно-Сибирского округа от 01.10.10 по делу № А27-1420/2010).

Недостача при приемке груза

Рассмотрим следующую ситуацию, когда возможно обнаружение недостачи. Это приемка груза, прибывшего со склада продавца. Нередко покупатели выявляют несоответствие между количеством фактически полученного товара и количеством товара, зафиксированном в сопроводительных документах.

В таких ситуациях покупателю при оприходовании товара следует руководствоваться фактическими данными, а не показателями документов. То есть он должен принять к учету реально полученное количество товара.

При этом составляется акт по форме № ТОРГ-2, который является юридическим основанием для предъявления претензии продавцу.

Как в этом случае быть с оформлением счета-фактуры? Должен ли поставщик составить новый документ или необходимо внести исправления в ранее выданный счет-фактуру?

Чиновники и налоговики на местах придерживаются на этот счет следующего мнения: в случае неверного указания данных в счете-фактуре продавец должен внести исправления в установленном порядке, а не составлять документ заново (письма Минфина России от 03.04.

07 № 03-07-09/3, от 01.04.09 № 03-07-09/17, УФНС по г. Москве от 17.11.09 № 16-15/120352). Авторы данных разъяснений ссылаются на пункт 29 Правил*, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914.

В данном пункте сказано, что исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.

Таким образом, для покупателя в такой ситуации будет безопаснее, если поставщик внесет исправления в ранее выставленный документ, а не выставит счет-фактуру заново.

Между тем, практика показывает, что суды зачастую не соглашаются с налоговиками в этом вопросе. К примеру, ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 16.10.

09  № А53-13902/2008-С5-37 отметил, что положения главы 21 НК РФ не содержат запрета на внесение изменений в неправильно оформленные первичные документы и счета-фактуры или их замену на документы, оформленные в соответствии с требованиями налогового законодательства.

А в постановлении ФАС Московского округа от 03.03.10 № КА-А41/1647-10 прямо сказано, что наличие пункта 29 Правил не исключает право продавца внести исправления, заменив счета-фактуры, составленные с ошибками.

Суд указывает, что если ошибки (помарки) были обнаружены после получения счетов-фактур покупателем, продавец может внести исправления путем выписки правильно оформленных счетов-фактур взамен ранее выставленных.

Недостача в пределах норм естественной убыли

В отношении отдельных видов весовых товаров утверждены показатели допустимой величины недостач при перевозке или хранении. Это нормы естественной убыли. Так, например, при перевозке грузовой машиной огурцов в таре норма естественной убыли составляет 0,5 процентов от массы груза, если расстояние перевозки не превышает 10 км. При увеличении расстояния норматив увеличиваются.

Потери и недостачи в пределах норм естественной убыли, утвержденных соответствующими министерствами и ведомствами, разрешено учитывать при налогообложении прибыли в составе материальных расходов (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Соответственно, недостача, превышающая норму естественной убыли, не уменьшает налогооблагаемую прибыль.

Либо, как уже было сказано,  учитывается в составе внереализационных расходов (при условии отсутствия виновных лиц и при наличии соответствующего постановления о приостановлении следствия).

Что касается «входного» НДС, который приходится на недостачу в пределах норм естественной убыли, то его восстанавливать не надо.

В Минфине России разъясняют это следующим образом: по нормируемым в целях налогообложения расходам НДС принимается к вычету также в пределах норм (письмо от 24.04.08 № 03-07-11/161).

Таким образом, у контролеров не должно быть претензий  по поводу обоснованности вычета в отношении недостачи, приходящейся на естественную убыль.

*Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/comments/2011/4/4582

Излишки и недостачи: причины возникновения, оформление и учет — Контур.Бухгалтерия

За счет каких источников могут покрываться недостачи

Инвентаризация — важная процедура, её нужно проводить регулярно. Она позволит выявить расхождения между учтенным количеством имущества и его фактическим наличием. Если при инвентаризации обнаружились несоответствия, это часто вызывает у бухгалтеров затруднения. В статье расскажем, как вести учет излишков и недостач, как они появляются и какими документами их оформлять.

Причины появления излишков и недостач

Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишки появляются, когда наличное имущество организации превышает учтенное. Недостачи, напротив, указывают на недостающий актив. 

Отражение результатов инвентаризации в учете зависит от причины появления расхождений. Инвентаризационная комиссия составляет ведомость по расхождениям и направляет ее руководителю для ознакомления с результатами проверки. Причины формирования излишков и недостач могут быть следующие: 

Излишки Недостачи
Ошибки при проведении инвентаризацииЕстественная убыль
Неучтенные поставкиОшибки в ведении складского учета
Излишняя экономияПроизводственные издержки
Ошибки учета отпуска материалов и продукцииХищения
Избыточные поставкиНекомпетентность или отсутствие материально-ответственных лиц (МОЛ)

Оформление и учет недостачи

Производственные и хозяйственные издержки должны подтверждаться первичными документами, составляются акты выявления порчи и недостач. Формы документов можно разработать самим или использовать уже существующие.

Например, ТОРГ — 6, 15, 16, 20 и другие, в зависимости от обнаруженной проблемы. Балансовая стоимость недостающего имущества списывается на счет 94 «недостачи и порчи от потери ценностей».

Проводка основана на сличительной ведомости и ведомости учета результатов инвентаризации.

Недостача в пределах норм естественной убыли

Если обнаружена недостача, не выходящая за пределы норм естественной убыли, она списывается на производственные затраты или расходы на продажу. Нормы естественной убыли определены законодательно. Они различаются для всех видов товаров. Если же на данное имущество не предусмотрено норм естественной убыли, то недостача считается как сверхнормативная. 

ДТ – 20 (44 и др.), КТ – 94

Недостача, отнесенная на материально-ответственное лицо

В остальных случаях проведите проверку документации и сверьте остатки по счетам. Ведь недостача может быть следствием ошибок в расчетах, неправильного оформления отчетов или отсутствия контроля со стороны материально-ответственного лица.

Если правка документов не помогла устранить недостачу, то ответственность за нее ложится на МОЛ. Ответственный должен составить объяснительную, которая прилагается к результатам проверки.
Взыскать сумму недостачи с материально-ответственного лица не составит труда.

Ущерб от недостачи рассчитывается по закупочной стоимости, при этом упущенные выгоды в виде торговой наценки не учитываются. Решение о взыскании с МОЛ оформляйте приказом. Сумму недостачи удерживайте с зарплаты частично или полностью, но не более 50%.

Также работодатель может отказаться от взыскания ущерба с работника.

ДТ — 73, КТ — 94

Виновные лица не найдены или суд отказал во взыскании ущерба

Если же материально-ответственного нет и виновное лицо не установлено или его вина не доказана, вы не сможете возместить убыток от пропажи имущества. Его придется списать в прочие расходы. При этом, необходимо подтвердить обоснованность такого списания:

  • решением суда, подтверждающим отсутствие виновного лица;
  • решением суда, об отказе на взыскание ущерба с виновного;
  • заключением о факте порчи ценностей.

ДТ — 91.2, КТ — 94

Кроме самих сотрудников организации виновником недостачи может оказаться и ваш контрагент. В таком случае сумма возмещения определяется исходя из условий договора и норм Гражданского кодекса.

Оформление и учет излишков

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, не грозят какими-либо проблемами для бухгалтера, но их нужно принять к учету.

Основой для принятия излишка к учету будет сличительная ведомость или ведомость учета результатов инвентаризации.

Но с принятием излишка к учету не стоит торопиться, ведь он может оказаться результатом ошибки бухгалтера или инвентаризационной комиссии. Тогда ошибку нужно исправлять.

Активы принимаются к учету по текущей рыночной стоимости и в той же сумме, бухгалтер признает прочий доход. Рыночную стоимость актива можно определить самостоятельно или пригласить оценщика. По результатам оценки оформляется справка или отчет оценщика.

ДТ – 01, 08,10,41 и др., КТ — 91.1

Инвентаризационная комиссия должна определить причины появления излишка и получить объяснение от материально-ответственного лица. Никаких взысканий в данном случае к ответственному лицу не применяется. Однако руководство может объявить ему выговор или лишить премии за непорядок на складе.

Стоит обратить внимание и на порядок налогового учета излишков. Они включаются во внереализационные доходы и учитываются при расчете налога на прибыль. Последствия, связанные с НДС, при выявлении излишков не возникают. При передаче их в производство, НДС так же начислять не нужно. Однако в случае дальнейшей реализации, обнаруженных излишков, НДС начисляется в общем порядке.

В программе все под рукой

В Бухгалтерии все понятно даже новичку. Расчеты с работниками, поступление и списание товара, отчетность — доступный интерфейс, все под рукой. Раньше работала в популярной бухгалтерской программе: громоздко, база все время висела, дополнительные материалы по законодательству приходилось искать в Интернете, для сдачи отчетности нужно было гораздо больше времени.

Оксана Евтеева, бухгалтер в ИП Евтеев (Братск)

Зачет недостач излишками по пересортице

Еще одним результатом инвентаризации является пересортица. Излишки и недостачи при инвентаризации можно зачесть в бухучете, если соблюдаются условия (ы налоговом учете пересортица не предусмотрена, поэтому такой зачет производить нельзя):

  • обнаружение в одном проверяемом периоде;
  • у одного проверяемого лица;
  • в отношении ценностей одного наименования, но разных сортов;
  • в одинаковом количестве.

Пересортицу нужно подтвердить инвентаризационной описью, сличительной ведомостью и получить объяснение материально-ответственного лица. Решение о взаимном зачете излишков и недостач принимает руководитель, оформляя его в виде приказа.

Учет пересортицы проводится в аналитическом учете. Материально производственные запасы одного наименования, но с разными номенклатурными номерами взаимозачитываются.

ДТ – 10 (41,43), КТ – 10 (41,43)

Стоимость недостающих товаров может быть больше, чем стоимость товаров, находящихся в избытке. Эту разницу отнесите на виновное лицо и отразите как ДТ 94 КТ 73. Если же виновников пересортицы не удалось установить, разницу рассматривают как недостачу сверх норм естественной убыли и списывают в производственные или коммерческие расходы.

Противоположная ситуация, обнаруженная в случае превышения стоимости излишка над недостачей, отражается проводкой ДТ 10 (41 и др.) КТ 91.1, то есть учитывается в составе прочих доходов.

Елизавета Кобрина

Ведете учет малого предприятия? Работайте в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия: легко ведите учет, начисляйте зарплату, платите налоги и автоматически формируйте отчетность с отправкой через интернет. Оцените возможности сервиса в течение 14 дней бесплатно.

Попробовать бесплатно

Если в бизнесе нужен транспорт, его можно купить, взять в кредит или оформить лизинг. Расскажем в статье, что выгоднее для предпринимателя.

, Елена Космакова

Часто малые предприятия закрываются, потому что владельцы не считали деньги в бизнесе, а следили лишь за парой показателей — доходами/расходами и суммой на счетах. Расскажем, какие показатели нужно контролировать, чтобы понимать реальное состояние дел.

, Елена Космакова

Работа бухгалтера важна для благополучия предприятия: одна ошибка может стоить компании больших проблем. В то же время бухгалтерия часто остается для руководителя непонятной. Как проверить качество работы бухгалтера и убедиться, что учет ведется без ошибок?

, Елена Космакова

Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/474-izlishki-i-nedostachi

Недостача при инвентаризации

За счет каких источников могут покрываться недостачи

При проведении инвентаризации, иногда выявляется недостача товарно-материальных ценностей. Это довольно неприятное явление, затрагивающее работников и руководство компании. Вне зависимости от причин и формы недостачи, данный факт необходимо зафиксировать, и взыскать понесённые убытки с виновных. Попробуем разобраться, как это происходит.

На каких основаниях проводится инвентаризация

Начнём с того, что у многих людей, понятия недостачи и инвентаризации неразрывно ассоциируется с торговлей. Это в корне неверное суждение.

Инвентаризация необходима на любых предприятиях, независимо от направления деятельности, в том числе, бюджетным организациям.

По сути, инвентаризация проводится для выявления избытков или недостачи товарно-материальных ценностей, числящихся на балансе организации. Сюда можно отнести товары, денежные средства, мебель и даже подотчётную документацию.

По способу проведения, инвентаризация может быть плановой и внеплановой. В первом случае, проведение данной процедуры регулируется нормативными документами предприятия. Периодичность проверки устанавливается руководителем, в зависимости от оборота и специфики деятельности.

Основаниями для внеплановой инвентаризации могут послужить чрезвычайные происшествия. Например:

  • Подозрение на хищение товаров;
  • Пожар на складе;
  • Продажа предприятия.

Кроме того, проверка наличия товарно-материальных ценностей может производиться при смене лица, ответственного за хранение.

Что называют недостачей

Под этим определением скрывается нехватка чего-либо, ранее поставленного на баланс предприятия, и учтенного в бухгалтерской документации. Это касается денежных средств, товаров и материалов, находящихся на ответственном хранении. Величину недостачи обычно вычитают из зарплаты ответственного лица или виновника.

Здесь нужно уточнить, что недостачей считается и недополученная предприятием прибыль. Например, если товар невозможно продать по причине его поломки. Сюда можно отнести и истечение срока годности, когда продукцию приходится реализовывать по сниженным ценам. В этом случае, недостачей будет считаться разница между реальной и предполагаемой стоимостью.

Как выявляется факт недостачи

Чтобы выявить этот факт, на предприятии создаётся комиссия, которая проводит проверку всех числящихся на балансе ценностей.

В ходе проведения проверки, создаётся инвентаризационная ведомость, куда вносится наименование товаров, находящихся на ответственном хранении, и указывается их фактическое количество.

После этого, проводится сверка с отчётной документацией, и составляется сличительная ведомость.

Что может послужить причиной недостачи

Здесь можно выделить такие факторы:

  • Пересортица. Например, в магазине продаются краснодарские и голландские яблоки. Они похожи внешне, но отличаются стоимостью. Если вместо голландских фруктов будет по ошибке продана краснодарская продукция, возникнет недостача.
  • Производственные издержки. Сюда можно отнести факт, что часть товаров может рассыпаться в процессе реализации, что также приведёт к недостаче.
  • Непреодолимые обстоятельства. Например, в результате наводнения, складские помещения были затоплены, и часть продукции пришла в негодность.
  • Хищение. Это вина сотрудников, которые используя служебное положение, присваивают себе денежные средства или товары компании.

Читать так же:  Привлечение к ответственности при банкротстве

Как расследуется факт недостачи

Товарно-материальные ценности предприятия не бывают бесхозными, и за них несёт ответственность конкретный человек из числа сотрудников.

При выявлении недостачи, у такого работника берётся объяснительная, где подробно излагаются причины произошедшего. Составляется такая записка в свободной форме, но всегда заверяется подписью лица, виновного или подозреваемого в недостаче.

Объяснить причины недостачи, сотрудник обязан в 2-дневный срок с момента предъявления ему такого требования.

Степень вины работника определяет руководитель предприятия. Он же вправе применять к виновным правовые санкции. Например, взыскать сумму убытков или уволить недобропорядочного сотрудника. Если речь идёт об увольнении, виновного нужно ознакомить с соответствующим приказом в течение трёх дней.

Оформление выявленной недостачи

При оформлении недостачи всегда учитываются её причины. В частности, убытки могут причинены в результате вины третьих лиц или непредвиденных обстоятельств. Учитывается и факт издержек производства. К каждой ситуации применяются отдельные виды бухгалтерских проводок.

Естественный убыток

Допустим, что магазин занимается продажей муки. В ходе фасовки, часть товара рассыпается, что списывается на издержки производства. Предположим, что за отчётный период , недостача составила 2 000 рублей без учёта торговой наценки в 500 руб.

Бухгалтерская проводка будет следующей:

  • Дебет 94/Кредит 41 — 1 500 величина недостачи;
  • Дебет 94/Кредит 42 — 5 00 размер торговой наценки за отсутствующую продукцию;
  • Дебет 44/Кредит 94 — 1 500 стоимость недостачи в рамках издержек производства.

Непредвиденные обстоятельства

Предположим, что в строительной фирме сгорела бетономешалка, стоимостью 15 000 рублей. Начисленная амортизация составила 2 500 руб, виновные пожара не установлены.

В отчётной документации это отображается следующим образом:

  • Дебет 94/Кредит 01 — 15 000 первоначальная стоимость оборудования;
  • Дебет 02/Кредит 01 — 2 500 начисленная амортизация;
  • Дебет 91-2/Кредит 94 — 15 000 величина недостачи.

Совершено хищение

Например, пользуясь служебным положением, кассир магазина присвоила 12 500 рублей. Вина установлена, недостача будет вычитаться из заработной платы кассира равными долями по 1 250 рублей ежемесячно.

В бухгалтерской проводке это отобразится так:

  • Дебет 70/Кредит 73 — 1 250 удержание из зарплаты.

Можно ли списать недостачу

Закон предусматривает такую возможность. Например, покупатель в магазине случайно уронил с витрины две бутылки дорогого алкоголя. Это влечёт за собой недостачу, однако взыскать убытки с покупателя не получится. Здесь виновным может считаться работник магазина, который занимался выкладкой товара.

Однако по каждому виду продукции есть определённые нормы, которые называются издержками обращения. Если сумма недостачи не превышает установленных норм, она может списываться без всяких правовых последствие. Если в случае с разбитым алкоголем, издержки обращения предусматривают утрату 3-х бутылок, недостача может быть списана. Однако данный факт остаётся на усмотрение руководителя.

Удержание недостачи с виновных

Обычно материальная ответственность оговаривается при трудоустройстве. Например, кладовщик будет полностью отвечать за продукцию, находящуюся на его складе. Продавец отдела — за товары, находящиеся в его ведении.

В случае выявления недостачи, убытки взыскиваются из заработной платы ответственного лица. Здесь нужно уточнить, что за недостачу в особо крупных размерах возможно привлечение к уголовной ответственности.

Однако данное наказание не освобождает виновника от возмещения причинённых убытков.

Читать так же:  ​​Налоговые риски
Отметим, что материальная ответственность может быть персональной или коллективной. Второй вариант часто применяется в магазинах и супермаркетах. Например, при выявлении недостачи в колбасном отделе, размер недостачи будет покрываться всеми сотрудниками, которые здесь работают.

Сумма обычно распределяется равными долями независимо от того, в чью именно смену произошла недостача.

Как правильно удержать недостачу

Если убыток не укладывается в нормы издержек обращения, списать его не получится. В этом случае, применяется удержание из заработной платы виновного или ответственного лица. Чтобы всё происходило в рамках закона, соблюдаются следующие правила:

  • Подготавливается сличительная ведомость и составляется акт о факте недостачи;
  • Работнику выдаётся письменное уведомление, где указано, за что и в каком размере с него будет произведено удержание;
  • Устанавливается форма возмещения убытков: разовый вычет или равные суммы, но не более 20% от общей суммы, которую сотрудник получает на руки.

Здесь нужно уточнить, что взыскание ущерба возможно после увольнения виновного в недостаче сотрудника. Однако такая процедура выполняется только в судебном порядке, и работодателю придётся доказывать факт виновности работника.

Образцы документов

Приказ о проведении инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации

Акт о проведённой инвентаризации

Акт инвентаризации образец

Акт о недостаче товара

Особенности недостачи при инвентаризации

Рассмотрим особенности различных обстоятельств, послуживших причиной недостачи.

Издержки производства

Здесь учитываются следующие факторы:

  • Способы транспортировки и хранения;
  • Технология производства;
  • Климатические и сезонные условия.

Например, если компания занимается производством бетона, то естественные убытки сыпучих материалов объяснимы и закреплены локальными актами. Пересматриваются такие нормы каждые 5 лет.

Пересортица

Здесь может использоваться взаимозачет, и недостача списывается как естественная убыль, но только по определённым видам продукции. При этом применяется понятие пересортицы далеко не всегда. Для этого нужно, чтобы продукция имела схожие характеристики, количество и наименование, при этом нести материальную ответственность за оба вида товаров должен один человек.

Технические потери

Этот аспект неразрывно связан с технологией производства, и не регулируется на законодательном уровне. Поэтому допустимые нормы определяются каждым предприятием в индивидуальном порядке. Нужно уточнить, что утверждённые лимиты должны строиться на основании расчётов, отражающих особенности транспортировки сырья и производственных циклов.

Хищение

На основании ст.22 Трудового кодекса, руководители организаций вправе привлекать своих сотрудников к материальной ответственности. Здесь факт недостачи выявляется проведённой инвентаризацией, устанавливаются причины и виновные лица. Все эти нюансы фиксируются документально, и производится удержание из зарплаты виновных.

Если виновных нет

В таких случаях, недостача сопрягается с финансовым результатом и отражается в отчётной документации.

Правила бухгалтерского учёта недостачи

Отображаются недостачи на счёте 94. Списание происходит по себестоимости, при этом учитываются накладные расходы, связанные с недостающей продукцией. Например, транспортировка к местам складского хранения.

Особенности налогового учёта

Посмотрим на выявленную недостачу сквозь призму Налогового кодекса.

Налог на прибыль

На основании 265 статьи Налогового кодекса, выявленная недостача приравнивается к внереализационным расходам. При необходимости восполнения материально-производственных запасов, это учитывается в качестве расходов в том периоде, когда была выявлена недостача.

Читать так же:  Отличие ИП от самозанятых

НДС

В принципе, налог на добавленную стоимость подлежит восстановлению, однако, в списке оснований, установленных ст. 170 Налогового кодекса, недостача не значится. Поэтому данный аспект остаётся спорным, что часто приводит к судебным разбирательствам.

Источник: https://zakonoved.su/%D0%BD%D0%B5%D0%B4%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%87%D0%B0-%D0%BF%D1%80%D0%B8-%D0%B8%D0%BD%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0%D1%80%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8.html

Недостача в магазине при инвентаризации

За счет каких источников могут покрываться недостачи

Недостача при инвентаризации – это то, что зачастую больше всего пугает руководителя, бухгалтера и материально ответственных лиц.

Подобное явление в первую очередь заметно для контролирующих органов. Часто директор воспринимает такой результат как убыток для себя. Если речь идет о государственных организациях, то недостача – это потенциальная опасность быть обвиненным в хищении.

На самом деле причина может быть в другом, а виновный и вовсе отсутствовать. Иногда возникать недостача может не как следствие какого-либо нарушения со стороны ответственных лиц, а просто как обычный рабочий момент. Именно поэтому нужно знать, как правильно оформлять недостачу, когда потребуется удержание убытков, а когда ее попросту можно списать.

Возможные причины недостачи

Бытует мнение, что найти недостачу в процессе инвентаризации можно только тогда, когда продавец или бухгалтер нечисты на руку. На самом деле это абсолютно неправильное мнение.

Причины, по которым возникает недостача могут быть вполне правомерными.

Более того – это вполне рабочие моменты, с которыми сталкивается каждый магазин, даже если там работают полностью честные и добросовестные люди.

Итак, наиболее частые ответы на вопрос, почему возникает недостача:

  • Естественная убыль. Предусмотренное нормативными актами явление, когда материал не может быть оценен «под расчет». К примеру, при продаже развесных круп просто невозможно продать все до последнего грамма. В любом случае по кассе пройдет меньшие объем, чем изначально закуплено.
  • Возникающий в процессе продажи брак. Формально его тоже причисляют к предыдущему пункту, но возникает несколько иначе. Любую продукцию могут повредить (к примеру, одежду в процессе примерки). Не всегда есть вина производителя и вещь можно обменять, тогда ее нужно будет списывать.
  • Замена товаров. По факту это та самая пересортица, когда вместо одного товара был продан другой.

Кстати, излишек – это формально не намного менее неприятное явление в бухгалтерии. В данном случае оформление бывает еще более проблематичным. Особенно если речь идет об избытки наличных средств в кассе. Объяснительный лист в любом случае необходимо будет составлять, как и при нехватке чего-либо.

Зачастую излишки возникают, если имеет место пересортица. Подобное явление характеризуется тем, что схожие товары были попросту смешаны между собой или вместо одного отпускался другой. Тогда документально одного товара должно быть больше, а другого – меньше.

Наиболее часто с подобным сталкивается продуктовый магазин. Явный пример: вместо одного сорта картофеля кассир пробивал другой. Итог – документально одного сорта продано больше, чем на самом деле, а другого – меньше, то есть товара по факту не хватает.

Вина поставщика

Иногда обнаружить недостачу можно по вине поставщика. Факторов здесь может быть несколько:

  • отгружено меньше, чем заявлено по документам;
  • в контейнерах (пачках) не то количество, которое должно быть;
  • в ящиках находится не тот товар (пересортица).

В зависимости от того, что именно было выявлено, определяется дальнейший ряд действий. Если не хватает непосредственно количества продукции, которое должно было быть пересчитано, то тогда ответственность ложится на принявшего поставку. По факту у поставщика есть документы, подтверждающие прием товара без претензий. Поэтому что-либо предъявить ему невозможно.

Если же товара не хватает в тарах, в которых он был доставлен, то тогда поставщик может и не признать вину.

Тогда должно быть проведено расследование – возможно хищение в процессе перевозки (если для этой цели привлекалась сторонняя организация).

Также поставщик может направить претензию производителю, если такая партия уже поступила ему (если говорить о посредниках). То же самое касается случаев, когда в ящиках оказалось что-то не то.

На практике выявить такое можно, но вот доказать вину поставщика и получить от него компенсации сложно. Причина в том, что он всегда может ссылаться на акт приема-передачи.

Если имели место какие-то претензии и расхождения, то об этом должны были заявить в самом начале, принимая товар.

Если же были подписаны документы о приеме, то значит, никаких претензий не было и все соответствовало договору поставки.

Хищение работником

Грубое нарушение норм действующего законодательства, которое влечет за собой уголовное наказание. Главное условие установления данного факта – наличие вины. То есть хищение – это по факту кража, совершенная на рабочем месте.

Важно! Если сумма украденных денег (или выражение в денежном эквиваленте) не превышает 2500 рублей, то наступает только административная ответственность. Если же сумма больше, то возможно привлечение к уголовной.

За хищение руководство может накладывать такие виды ответственности:

  • взыскание суммы;
  • выговор с занесением в личное дело;
  • увольнение.

Уволить за подобное нарушение работодатель имеет право со ссылкой на пп. «г» п.6 ст. 81 ТК РФ. При этом за руководителем сохраняется право требовать компенсацию причиненного ущерба. Начальник может вычесть сумму из выходного пособия или обратиться в суд, чтобы взыскать с работника недостачу.

Следует учесть тот факт, что привлечь к ответственности можно любого работника, даже если он не является материально ответственным лицом и при этом что-либо украл на рабочем месте, то тогда подобное нарушение все равно нельзя игнорировать. Но вот отвечать по результатам инвентаризации будет именно тот человек, кто документально отвечает за ценности.

Если все же речь идет о краже любым другим работником, то за работодателем сохраняется право сразу после выявления факта пропажи обратиться в правоохранительные органы. Тогда составляется протокол и наступает ответственность в соответствии с УК как в случае с кражей в любом другом месте (не на работе).

По факту хищения должен быть обязательно составлен протокол, который подтверждает факт пропажи, а также документирует четко выраженную в денежном эквиваленте ценность. Если речь идет о денежной сумме, то проблем с подсчетами нет.

А вот если пропали ценности, то тогда учитывается их балансовая стоимость.

В случае пропажи техники или каких-либо вещей долгосрочного пользования, дополнительно берется во внимание амортизация и указывается лишь конечная стоимость на данный момент.

Процесс естественной убыли

Данный процесс специально предусмотрен на законодательном уровне. Далеко не весь товар удается реализовать в полном объеме без потерь. К примеру, если речь идет о продовольственных товарах или о материалах для пошива вещей.

Невозможно реализовать или использовать весь материальный ресурс без остатка. В процессе хранения часть может испортиться. Делать что-либо для поиска виновных в этом случае нелогично. Вот почему юридический источник, регулирующий данный вопрос, четко выделяет процесс естественной убыли.

Это явление, когда уменьшение балансового количества товаров вполне допустимо и логично.

Размер и денежный эквивалент естественной убыли для различных групп товаров четко регламентирован. Самостоятельно работодатель не может на свое усмотрение изменять эти значения. Если размер недостачи превысит их, то тогда необходимо выявлять причины и искать виновных, чтобы затем произвести удержания.

При этом подобное предусматривается не для всех ценностей и не всегда. К примеру, кладовщик не может требовать списание товаров, которые хранятся на складе.

Кстати, документация – это тоже товарно-материальный ресурс, имеющий четкое денежное выражение. В случае нехватки оформить все нужно будет таким же образом. К примеру, если речь идет о трудовых книжках. И вот как раз к такого рода ценностям понятие естественной убыли относиться не будет.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация может быть запланированная и внеплановая. Плановая инвентаризация проводится согласно графику, утвержденному в каждой организации. Внеплановая назначается в том случае, если для этого имеются существенные причины:

  • передача дел материально ответственным лицом;
  • кража, стихийное бедствие, в ходе которого страдает склад, магазин или любое другое хранилище;
  • выявление каких-либо фактов, которые могут ставить под сомнение благонадежность материально ответственного лица.

Заранее необходимо издать приказ о предстоящей инвентаризации, в котором четко указывают даты начала и окончания, ответственных лиц и причину.

https://www.youtube.com/watch?v=PXrL5jokpnQ

По результатам составляют акт с указанием полученных сведений. В зависимости от этого издаются дальнейшие приказы (о взыскании недостачи, о вынесении выговора).

Документирование

Документальный аспект играет здесь ключевую роль. Любой выявленный результат изначально должен быть задокументирован. Часто, если не слишком большие объемы ценностей, заводится специальный акт сверки, в котором указывается полный перечень вещей на балансе. Далее там отмечают, что имеется по факту.

Если объемы слишком велики, то в акт необходимо просто занести расхождения. После этого уже будут изданы приказы о том, как наказать виновных. При этом необходимо подготовить документы, подтверждающие соблюдение всех превентивных мер. К примеру, если кладовщик докажет, что складу не обеспечена надлежащая защита от воров, то обвинить его в чем-то будет сложно.

Если не превышен разрешенный для списания объем естественной убыли, то после этого дополнительно составляется акт о списании недостачи.

Общий порядок действий работодателя

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача, то главная задача руководителя – все правильно оформить и задокументировать. Если требуется помощь правоохранительных органов, то тогда необходимо как можно быстрее обратиться к ним. Чаще всего это происходит, если недостача – последствие противоправных действий работников.

Далее, в зависимости от ситуации, принимается решение о дальнейших действиях: будет ли списана недостача или ее потребуется удержать с виновного лица, предварительно установив его.

Если руководитель выступает инициатором увольнения работника, тогда нет необходимости ждать положенные 2 недели (они распространяются лишь на уход с предприятия по своему желанию). Уволить можно, даже издав приказ в день ознакомления с результатами инвентаризации. Кстати, здесь нет никаких ограничений – уволить за столь грубое нарушение руководитель может любого работника.

Списание недостачи

По Кредиту баланса любая недостача оформляется проводкой 94. Если же происходит взыскание с виновного лица и списывается недостача за его счет, то по Дебету это выражается счетом 73.2. По 96 счету происходит списание тогда, когда имеется лимит на это.

Помимо официального приказа о списании недостачи, дополнительно выписывается отдельная справка-расчет бухгалтером.

Списывают недостающие ценности по их себестоимости, а не по рыночной.

Взыскание с виновных лиц

После того как все будет правильно задокументировано, руководитель передает документы в бухгалтерию.

Решение вопроса о взыскании денег с сотрудника регулируется статьей 248 ТК РФ. Взыскать положенную сумму возможно по заявлению работника, который на основании приказа о возврате недостающего в письменной форме сам просит осуществить вычет из его зарплаты (или просто вносит средства на указанный счет).

Если же работник возражает против удержания с зарплаты, то тогда возможно произвести взыскание на основании решения суда. При таком варианте по исполнительному листу будут вычитывать до 50 процентов от общей суммы его дохода.

Если по решению суда работник откажется платить и при этом уволится (отказать в этом праве работодатель все равно не имеет права), то тогда удержания на основании исполнительного листа могут производиться с других видов его дохода.

Также могут и посадить, если ущерб причинен в особо крупных размерах и будет доказан факт хищения.

Судебная практика

Данный пример демонстрирует, что руководитель может не производить вычет из заработной платы недостачи самостоятельно. В данном случае работнику просто было выдано официальное требование о возврате долга.

Сотрудник согласился с решением руководства, но никакую сумму не внес. Тогда руководитель обратился в суд с целью истребовать не только сумму задолженности, но и процентов за весь период невозврата. Решение было удовлетворено в полном объеме.

На основании постановления взыскание будут проводить уже государственные органы.

Решение от 3 октября 2017 г. по делу № 2-1549/2017

Источник: http://pravograjdan.ru/prava-trudjashhihsja/nedostacha/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.